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担当者必見!Web会議の進行改善の秘訣

Webで会話する若い女性

Web会議を成功させるためのポイントを解説

効率的なコミュニケーションツールとしてWeb会議はとても有用です。昨今、働き方改革や新型コロナウィルスの影響もあり、Web会議の需要は急激に伸びている状況といえるでしょう。
しかし、Web会議には難しい面もあります。決まったメンバーだけが発言する、結論が出ないまま時間だけが過ぎる、といった問題に悩む企業は決して少なくないでしょう。本記事ではWeb会議を成功させるためのポイントについて解説していきます。

「ファシリテーション」に注力すべき理由とは

質の高い会議を行うために必要な考え方として「ファシリテーション」があります。ファシリテーションとは、会議やプロジェクトなどの集団活動をスムーズにするための支援のことです。具体的な内容としては、会議のゴールを明確にする、参加者の意見を引き出す、議論の内容を整理するなどがあげられます。こういったアクションを意識的に行い、会議の成果が上がるように誘導する人を「ファシリテーター」と呼びます。Web会議の質を改善したいのであれば、ファシリテーターのフォローが欠かせません。

会議が失敗する主な原因を理解しておこう

会議には失敗しやすくなる罠がいくつも潜んでいます。よくあるパターンは目的とは外れた意見を、そのまま許容してしまうことです。
ずれた意見を残したまま会議を続けると、それが原因で迷走してしまうことにもなりかねません。ファシリテーターは言い方とタイミングを考慮しつつ、意見を修正するチャンスを伺う必要があるでしょう。発言の意図がよくわからない内容についても、放置はしないほうがよいです。後々になって問題になる可能性があります。
意味がわからない発言があったときは、その瞬間に「具体的にもう少し説明してもらえますか?」といった質問を投げかけるようにすべきです。

Web会議システムは必ず事前にリハーサルを

Web会議を実施する際にまず気をつけたいのは、システムの確認です。
会議の進め方の段取りを完璧に用意していても、システムに問題が出てしまえばスムーズにはいきません。

映像も大事ですが、特に音声には気を配りたいところです。雑音やノイズに邪魔され、声が聞こえにくいときにはマイクスピーカーの設置場所をチェックしてみてください。マイクスピーカーは会議テーブルの真ん中に置き、参加者の声をバランスよく収集できるようにするのが基本です。
プロジェクターやプリンターなどの機器の近くに設置してしまうと、ファンなどの稼働音を拾いやすくなります。

質の高いWeb会議を実現するには

Web会議は入り方が大事です。実際の会議を始める前に、参加メンバー全員に軽く自己紹介や近況報告をしてもらい、話しやすい雰囲気を作り出すことを心がけてみましょう。
リラックスするのが目的のため、話すテーマは雑談でもかまいません。全員がWeb会議に慣れているのであれば不要かもしれませんが、初心者にとってWebはリアルよりも緊張しやすいものです。最初になにかを話すことでウォーミングアップになりますし、音声のチェックもできて一石二鳥になります。
映像を確認し、皆の表情に注目してリラックスの度合いを観察しましょう。固い表情の人や困っていそうな人がいれば声をかけてあげてください。

ファシリテーションの基本をしっかり押さえWeb会議を成功に導こう

会議を有意義なものにするためには、ファシリテーションの基本を理解しておく必要があります。
特にWeb会議は通常の会議よりもコミュニケーションが取りにくいのでファシリテーターの役割はより重要になるでしょう。会議が失敗しやすくなるポイントをあらかじめ把握し、対策を検討しておくことが大切です。
また、システムの不具合も忘れずチェックし、心地よい会話ができる環境を整えるのも忘れないでください。

 
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