効率的なコミュニケーションツールとしてWeb会議はとても有用です。昨今、働き方改革や新型コロナウィルスの影響もあり、Zoom会議などオンライン会議の需要は急激に伸びている状況です。
しかし、Web会議には難しい面もあります。「決まったメンバーだけが発言する」「結論が出ないまま時間だけが過ぎる」といった問題に悩む企業は決して少なくないでしょう。
本記事ではWeb会議の進め方と成功させるためのポイントについて解説していきます。
Web会議の質を向上させるために進行方法を理解する
質の高い会議を行うために必要な考え方として「ファシリテーション」があります。ファシリテーションとは、会議やプロジェクトなどの進行方法を理解し、集団活動をスムーズにするための支援のことです。
具体的な内容としては、「会議のゴールを明確にする」「参加者の意見を引き出す」「議論の内容を整理する」などがあげられます。こういったアクションを意識的に行い、会議の成果が上がるように誘導する人を「ファシリテーター」と呼びます。
Web会議の質を改善したいのであれば、Web会議の正しい進め方を理解した上で進行する必要があります。
Web会議が失敗する主な原因
Web会議には失敗しやすくなる罠がいくつも潜んでいます。よくあるパターンは目的とは外れた意見をそのまま許容してしまうことです。
ズレた意見を残したまま会議を続けると、それが原因で迷走してしまうことにもなりかねません。リモート会議の進行者は言い方とタイミングを考慮しつつ、意見を修正するチャンスを伺う必要があるでしょう。発言の意図がよくわからない内容についても、放置はしないほうがよいです。後々になって問題になる可能性があります。
意味がわからない発言があったときは、その瞬間に「具体的にもう少し説明してもらえますか？」といった質問を投げかけるようにすべきです。
Web会議の進め方8つのポイント
ここでは、オンライン会議を進行する上でファシリテーターが気をつけたいポイントをご紹介します。
Web会議の進め方の参考にしてください。
Web会議開始前にシステムをテストする
Web会議を実施する際にまず気をつけたいのはシステムの確認です。
会議の進め方の段取りを完璧に用意していても、システムに問題が出てしまえばスムーズにはいきません。
映像も大事ですが、特に音声には気を配りたいところです。雑音やノイズに邪魔され、声が聞こえにくいときにはマイクスピーカーの設置場所をチェックしてみてください。マイクスピーカーは会議テーブルの真ん中に置き、参加者の声をバランスよく収集できるようにするのが基本です。
プロジェクターやプリンターなどの機器の近くに設置してしまうと、ファンなどの稼働音を拾いやすくなるので注意してください。
システムの確認ができたら、Web会議の進め方も改めて確認しておきましょう。
Web会議開始直後にウォーミングアップを行う
Web会議は入り方が大事です。実際の会議を始める前に、参加メンバー全員に軽く自己紹介や近況報告をしてもらい、話しやすい雰囲気を作り出すことを心がけましょう。
リラックスするのが目的のため、話すテーマは雑談でもかまいません。全員がリモート会議に慣れているのであれば不要かもしれませんが、初心者にとってWeb会議はリアルよりも緊張しやすいものです。最初になにかを話すことでウォーミングアップになりますし、音声のチェックもできて一石二鳥になります。
映像を確認し、皆の表情に注目してリラックスの度合いを観察しましょう。固い表情の人や困っていそうな人がいれば声をかけてあげてください。
Web会議での議論に必要な情報を共有する
会議と聞くと、何かをアウトプットさせることに主眼が置かれがちです。しかし、良質なアウトプットを引き出すために、Web会議を進行する前に、まずは情報を共有するというステップが必要になります。
共有する情報には、目的や他社の事例、現場の実態、言葉の定義など、さまざまなものがあります。
メンバー間で情報量に差がある場合やWeb会議のテーマの捉え方が一定でない場合などには、会議を始める前に必要な情報を共有するようにしましょう。
また、事前に見ておくことでWeb会議がはかどりそうな情報がある場合も、必ず情報を共有するようにします。
Web会議で意見やアイデアを発言しやすい工夫をする
ブレインストーミングのような発散の会議を進行する場合、発言しやすい工夫をする必要があります。
発散の会議は、視点を拡げて新しいアイデアをたくさん集めたいときや、課題解決のための施策を得たいときに行います。
Web会議で意見やアイデアを発言しやすい工夫としては、「各案を細かく評価しない・させない」ことが重要です。意見やアイデアが評価されると発言者が萎縮してしまう可能性があります。
また、Web会議の進行者が、アイデアはなく「切り口」を提示することで、メンバーの発想を促すことができます。
Web会議で議論にズレが出たら修正する
Web会議を進行していると、議論にズレが生じることがあります。そのときに、そのズレに気がつき、修正することは、Web会議の進行者の重要な役割のひとつです。ズレを放っておくと、議論がカオスの状態に陥ってしまいます。
「Web会議の進行は難しい」と感じる要因として最も多いのが、「議論のズレを正せない」ということです。ズレが正せない理由としては、「Web会議の進行者が議論の構成を意識しておらず、あるべき道筋が見えていない」ということがあります。これでは、元に戻すも何もないため、これは論外です。
また、ズレに気づいていても、メンバーに対して気を遣ってしまい、指摘しにくいということもあります。
ズレの正し方としては、「論点がズレた」ということを発言者やメンバーに直接伝えるのが一番わかりやすい方法です。他にも、「そもそも今の論点とはなんでしょうか」というように間接的にメンバーに確認する方法や、一旦流して、自然な形で元の論点に戻すという方法があります。
先輩や上司、クライアント様など、ズレに気がついても直接指摘しづらい状況というのは多々あります。その場に適した方法で上手にズレを修正しましょう。
Web会議で出た意見が意味不明なときは質問をする
Web会議を進行していく中で、「この発言は意味がわからない」と感じることがあります。意味不明な発言をそのままにして次の議論に進めようとすると、場がその発言に影響を受け、議論がスタックしてしまう恐れがあります。そのため、意味のわからない発言があった場合は、それを理解するための問いを立てるようにします。
意味不明な発言があったら、「どういうことかわかりやすく教えていただけますか」というように素直に質問したり、「結論から言うとどういうことでしょうか」というように結論から確認したり、「具体的には？」というように相手にまとめ直させたりする方法があります。
聞き返すときは、あまり強い口調にならないようにだけ気をつけましょう。
Web会議ではグラフィックを効果的に使う
会議を進行する上で、グラフィックを活用することは効果的です。
Web会議の場合、ホワイトボードツールなどを使って、議論の流れや発想するためのフレームや切り口を可視化することで、より効率よく、抜け漏れなく議論を行うことが可能になります。
あまり複雑にグラフィック化する必要はありません。最初のうちは、ホワイトボードツールに見出しを書き出し、出てきた意見を追加し、その関連性を示したり、強調したり、補足したりするところから始めましょう。
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Web会議終了時には議論を整理してまとめる
Web会議は、通常の会議と比べて全員が集中力を高く保つのは難しい傾向にありますが、話し合った内容を会議終了後に思い出せないようでは会議を行う意味がありません。
そのため、会議の最後に、出てきたさまざまな意見やアイデアを再度確認し、合意された内容を簡潔にまとめるようにします。そうすることで、Web会議の参加者たちは、話し合いの内容と合意された内容をしっかりと理解し、持ち帰ることができます。
また、ただ話し合いをしただけでは意味がありません。今後の行動について改めて確認し、Web会議の参加者それぞれにやるべき項目を割り当てるようにします。
そして、最後に参加者に質問がないか確認し、全員が納得した上でWeb会議を終了します。
Web会議終了後には、決定事項などを簡潔にまとめたフォローアップのメールを参加者全員に送ることで、「言った言わない」のトラブルを防ぐことができます。
Web会議の進行方法の基本を理解して成功に導く
会議を有意義なものにするためには、会議進行の基本を理解しておく必要があります。
特にWeb会議は通常の会議よりもコミュニケーションが取りにくいので、会議の進行者の役割はより重要になります。会議が失敗しやすくなるポイントをあらかじめ把握し、対策を検討しておくことが大切です。
また、システムの不具合も忘れずチェックし、心地よい会話ができる環境を整えるのも忘れないでください。
通常の対面の会議でもWeb会議でも、会議進行の基本は同じです。まずは、ファシリテーションに関する正しい知識を学び、実践を通して経験を積んでいきましょう。
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