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KPIの意味は?目標達成のためには必須の技術を分かりやすく解説いたします

KPIと書かれた小さなプレート

KPIの意味・役割について

KPIは、ビジネスの進捗具合を計るのに役立つ指標です。しかし、KPIの意味を正しく理解していないと、効果的に活用できなかったり、従業員から反発を受ける場合もあるでしょう。ここでは、KPIの意味や役割について説明します。
KPIの設定方法や、達成できなかったときの対処法についても解説します。KPIをマスターし、目標達成に役立てましょう。

KPIとは?中間目標の設定に欠かせない指標

多くの企業や部門は、売上高やシェア率などを定めて活動しています。大きな目標を達成するには、段階的に成功を積み重ねていくのが重要といえるでしょう。ここで役立つのが、KPI(Key Performance Indicator)という指標です。KPIとは数値で表現され、日本語では「重要経営指標」「重要業績指標」などと表現される指標です。工程数に応じ、複数のKPIを設定している企業や部門も少なくありません。

たとえば、営業部門であればリスト数や訪問社数、アポイント数、成約数などが挙げられるでしょう。製造部門であれば、売上高に関与するものとして原価率、良品率などが考えられます。一方、事故件数を減らしたいということであれば、点検回数や教育回数なども候補に挙げられるでしょう。このように、業界の種類、最終的に目標とする内容によって、求められるKPIの種類は変わります。

KPIの意味や役割を正しく理解し、企業や部門の運営に役立てましょう。

KPIを設定するメリットを3つ紹介

KPIを設定すると、大きく分けて3つのメリットが得られます。
まず、目標が明確になります。営業部門を例に出して説明しましょう。営業成績が振るわないときに、やる気を出せと叱責された経験を持つ人も多いのではないでしょうか。しかし、具体的な目標がわからなければ、モチベーションを上げにくいものです。加えて、闇雲に活動をしても、部門全体の状況が改善するともいえません。ここで役立つのが、KPIです。「リスト数を100件以上用意すること」「アポイント率を10%以上を目指すこと」など明確な指示を受けると、取るべき行動をイメージしやすくなるでしょう。

KPIの設定方法は?KGIとの関連も説明

KGIを決める際に重要なのは、KPIと同じく数値で表現するということです。
もし、「お客様満足度を高める」「業界シェアNo.1を目指す」というKGIであると、KPIを設定できません。なぜなら、KPIは、KGIから逆算して求めるからです。お客様満足度を高めるというKGIならば、「リピート率が何%以上」「アンケートによる評価結果が何点以上」など数値に落とし込みましょう。
また、業界シェアNo.1という場合は、現時点でシェアが高い企業の売上高を目安にKGIを決めてはいかがでしょうか。

KPIを設定する際の注意点は?

KPIを設定する際は、現場を重視することを忘れてはいけません。現場を知らない経営層だけでKPIを決めてしまうと、従業員の反発を生む可能性が高いです。KPIを算出することで、日々の業務内容が多少なりとも増えるでしょう。細かい測定や計算を多く指示しても、仕事をさばききれずに労働時間が増えてしまいます。どの程度の負担が生じるか検討せずに、KPIを設定するのはおすすめできません。KPI設定の際は、現場の意見も参考にしましょう。

また、KPIに対する従業員の理解度もポイントとなります。意味や役割を理解していないと、測定したり、数値を算出したりすることが目的になってしまうかもしれません。グラフや表で丁寧に資料を作ったり、報告するための会議を開催したりと、時間を消費するばかりで本末転倒なことも起こりえるでしょう。

KPIを達成できない場合はどうする?

KPIを達成できなかったときは、どうするとよいでしょうか。まずは、努力や工夫によって、達成見込みがあるかを確認してください。たとえば、同じ部門の従業員でも、KPIを達成している人と、未達の人がいるとします。成果が著しい人のノウハウを全体が習得すると、部門全体のレベルが向上するでしょう。

なお、もともとKPIの設定がずれている場合もあります。KGIからの逆算方法があっているか検討してみましょう。KGIは外部状況に応じて変わります。
いつまでも同じKGI、KPIで運用していると、ビジネスが衰退しかねません。適時これらの指標を見直し、正しい目標設定に役立ててください。

 

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