会議やプロジェクトの進行を、今よりさらにスムーズに進めたいのであれば「グラフィックファシリテーション」が有効です。大事な場面で、お互いに正確にイメージが共有できれば、効率的に意思決定をすることができるようになります。
この記事では、話し合いの内容をより正確に理解しやすくするために「見える化」する、グラフィックファシリテーションについて紹介します。
グラフィックファシリテーションとは
グラフィックとは、図や絵、文字などの視覚表現のことです。
ファシリテーションとは、会議を円滑に進行し、質の高い意思決定を促すための技法です。
つまり、グラフィックファシリテーションとは、視覚表現を上手に活用することで、会議を円滑に進行する方法のことです。
ここでは、グラフィックファシリテーションの必要な場面や役割、メリットをご紹介します。
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グラフィックファシリテーションが必要な場面
グラフィックファシリテーションは対話を「見える化」することで、お互いの理解や場が活性化することを促す技術です。グラフィックファシリテーションはさまざまな場で役立ちます。例えば、会議やミーティング、商談、プレゼンテーションなどです。言葉だけでは伝えたいことを正確に理解してもらうことが難しい場面もあります。それが原因となって意見のすれ違いなどにつながり、結論が出るまでの時間が長引くこともあるのではないでしょうか。
ファシリテーションは、話したい内容を「見える化」することで、魅力的に演出することに役立つのです。魅力がなく、長引くだけの話では聞いているほうも飽きてしまうので、話に引き込むような状況を作ることが重要です。
グラフィックファシリテーションの2つの役割
グラフィックファシリテーションには「活性化」と「構造化」という2つの役割があります。まずはグラフィックによって活性化し、共感の気持ちを感じてもらいます。グラフィックは人の気持ちにダイレクトに作用し、気持ちを動かす効果が期待できるのです。
その結果、会議やミーティング、プレゼンテーション、商談などで対話がはずむきっかけになります。また、新しいアイデアが浮かぶことにもつながります。そして、「構造化」することで整理し、話の内容をよりわかりやすくするのです。その際、フローチャートやピクトグラムなどを活用するとさらにわかりやすくなるでしょう。伝えたい内容をシンプルにわかりやすくできるため、話し合いをスムーズに収束することが期待できます。
グラフィックファシリテーションの3つのメリット
グラフィックファシリテーションの1つ目のメリットとして、「議論の全体像が把握できる」ということがあります。話し合いの内容を文字や図で残すことで、話し合いのプロセスを共有することができます。
グラフィックファシリテーションの2つ目のメリットとして、「発言に客観性が生まれる」ということがあります。発言内容のみを残すことで、発言内容が発言者から切り離されます。その結果、「誰が言った意見か」ということではなく、意見そのものの価値を客観的に判断できるようになります。
グラフィックファシリテーションの3つ目のメリットとして、「発想が広がりやすくなる」ということがあります。図形や記号、イラスト、色などを使うことで、ただ話し合っているだけでは生まれないような革新的な発想が生まれることがあります。
このように、グラフィックファシリテーションにはさまざまなメリットがあります。最初は少し面倒に感じるかもしれませんが、ぜひ挑戦してみてください。
グラフィックファシリテーションの始め方
グラフィックファシリテーションには、明確に決まったやり方やルールというのはありません。
しかし、いきなり「自由にやってください」と言われてやれるものでもありません。
そこでここでは、誰でもできるグラフィックファシリテーションのやり方をご紹介します。
まずは描くことから始める
グラフィックファシリテーションでは、ホワイトボードにわかりやすく意見を書き出すだけではなく、イラストも必要に応じて描くことでより理解しやすくなります。そのため、グラフィッカーは「絵を描くのが得意」である必要があるのではと気になる人もいるのではないでしょうか。
しかし、イラストについては得意ではなくても、グラフィックファシリテーションを行うことは可能です。イラストで、特に描くのが難しいと感じるもののひとつに人間があります。表情や体と顔の大きさのバランスなど、考えれば考えるほどうまく描けなく感じるかもしれません。
絵や図を描くのが難しいと感じるのであれば、まずは、出てきた意見を箇条書きにする程度でも構いませんので、描くことから始めましょう。
グラフィックファシリテーションの記録方法
グラフィックファシリテーションは、4つの記録方法から選択します。
非常にシンプルな記録方法が「箇条書き」です。話し合いの流れがわかりやすく、箇条書きの合間にスペースを空けておくことで必要なことを後で付け加えることもできます。ほかに、全体を把握しやすくなる「グルーピング型」や関係性がわかりやすい「関係図型」、一覧を見たり比較したりしやすい「マトリクス型」もあります。
状況によって記録方法を使い分けることで、記録もれや抜けなどに気づきやすくなるのもメリットです。後日見た際に新たな発想が浮かぶこともあります。
この4つ以外の記録方法として、「マンダラ型」があります。中央にテーマを書き、それに対する意見を周囲にのばしていくのです。関係が深いものは近くに、浅いものは遠くに書き出します。それぞれのグループには見出しをつけ、必要に応じて矢印なども加えます。
グラフィックファシリテーション初心者のための具体的ステップ
まずは、発言者の意図を要約して、箇条書きで記入していきます。発言が長くてしっかり意図が汲み取れているか不安な場合は、発言者に対して「要するにこういうことですね」と確認しながら記入しましょう。
次に、話し合いで出てきた発言の要約の中から、重要な部分やポイントを強調します。最初のうちは余裕がないと思いますので、赤などの目立つ色のペンで丸をつける程度で構いません。余裕が出てきたら、文字を修飾したり、図形やイラストをつけたりして、重要な部分が目立つようにします。
そして、重要な部分の相互関係がわかりやすいように構造化します。矢印を使って「原因と結果」を表したり、同じ色や記号でまとめてグルーピングするなどの方法があります。
最後は少し複雑になりますが、フレームワークを使って構造をさらにわかりやすいようにまとめます。ロジックツリーやフローチャート、フィッシュボーンなど、内容に合ったフレームワークを使いましょう。
グラフィックファシリテーションを活用して会議をスムーズに
イラストやカラー文字を使って、よりわかりやすく意見をまとめるのが「グラフィックファシリテーション」です。
会議の場にはさまざまな立場の人間が集まるので、緊張した雰囲気が漂いやすい傾向にあります。グラフィックファシリテーションは、話し合いの場をカジュアルな雰囲気にして活性化を促し、スムーズに結論を出すことに役立ちます。
ホワイトボードや模造紙、3色以上のカラーペンがあればできるので、積極的に取り入れていきましょう。
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