多くの日本企業はまだまだ縦割りの組織です。
他部署と連携するどころか、それぞれの部署が業績を上げるために競い合っているような企業も多いのが現状です。
縦割り組織・セクショナリズムの問題を解決するには、部署・部門間での連携が欠かせません。他部署・他部門との連携には大きなメリットがあり、企業の業績を向上させます。
この記事では、他部署との連携による3つのメリットと、部署間連携のために求められるリーダーについて解説します。
他部署との連携による3つのメリット
「あなたの部署は他部署との連携がうまく取れていますか？」
この質問に自信を持って「はい」と答えられる人は少ないと思います。
「他部署との連携はなんとなく必要だとはわかっているんだけど…」という人は、もしかするとメリットをしっかりと把握していないために、他部署との連携をないがしろにしているのかもしれません。
企業の業績を上げるためには避けて通ることができない部署・部門間での連携。ここでは、他部署との連携により得られる3つのメリットをご紹介します。
他部署との連携による生産性向上
たとえば、生産部門と営業部門がしっかりとコミュニケーションをとっていないことで、部門間に溝が生まれてしまうことはよくあります。しかし、部門間で連携しながら意見を交わし協力することで、お互いにとって納得のできる、より良い製品やサービスを作り上げることができます。
部門・部署の壁を超えてのコミュニケーションが活発だと、お互いの考えを理解できるようになり、社員一人ひとりが、自分の部署だけの利益を考えるのではなく、他部署を含めて会社全体の利益を考えるようになります。そうすると、組織の一体感が生まれ、お互いを補い合うためミスも減り、組織全体としての業務効率化や生産性向上につながります。
他部署との連携による社員の満足度向上
部門・部署の壁を超えての意見交換が活発になると、社員同士や上長に対しても意見が言いやすい土壌が醸成されます。
たとえ小さなものでも、不満や要望を上長に気軽に相談できるようになることで、社員がストレスを溜め込むことが減り、結果として社員の満足度向上につながります。
また、一番多い退職理由は職場での人間関係です。総合求人・転職支援サービス「エン転職」が、「職場での人間関係」について転職経験がある方にアンケート調査を行ったところ、「人間関係が転職のきっかけになったことはありますか？」という質問に53%の方が「ある」と回答しました。
他部署を含めて日常的にコミュニケーションを取ることで、しっかりとした人間関係を構築することができ、従業員の定着率や満足度の向上につながります。
他部署との連携による新たな価値の創造
ひとつの部署・部門だけでできることは限られています。また、同じような考えを持った人たちだけでいつも固まっていてはイノベーションは生まれません。そこで、他部署との連携により、さまざまな異なるバックグランドを持った人たちと協力することで、今までは考えられなかった新たな価値を創造することが期待できます。
たとえば、売上が思うように上がらない時に営業部門だけで考えるのではなく、部署・部門の壁を超えて、
「では、生産部門でできることはないか」
「いや、ITを活用したらいいのではないか」
など、さまざまな立場から考えることでブレイクスルーが見つかることがあります。
部署連携のために求められるリーダーとは
単純明快なビジネスを展開している企業であっても、実務レベルを見ると複雑な状況が絡み合い、多様化した業務が数多く存在しています。
たとえば、ITの活用ひとつをとってみても、今までITとは関わりがないと思っていた事業が実はITの波に流されて、業務フロー自体を変更せざるを得ない環境に直面しています。このような環境においてビジネスを円滑に進めるには、リーダーやマネージャーが力を発揮することが重要になります。では、今求められているリーダーとはどのような人材なのでしょうか。
多様化する業務に対応できる知識
多くの企業で業務の効率化を推進していますが、その責務を任されるのがリーダーやマネージャーになります。リーダーやマネージャーに求められるのは、これまでの経験を活かしてチームメンバーの力をまとめあげることで成果を生み出すということです。特にミドルクラスのマネージャーは、自分をマネージメントする能力とともに、周りをコントロールしていく能力が同時に必要になります。
単なる部下の業務管理を行うのがマネージャーなのではなく、業務効率を高めるために常に新しいアイデアを生みだし、実行レベルに落とし込むことで業務の推進力を挙げ、より完成度の高い結果を出す必要があります。また、言われたことをだけをするのではなくチームとしての付加価値をつけ、他部署や他業務との相乗効果を生み出すことも重要です。
このような業務への対応は、ビジネスが急速に進めば進むほど重要になってきます。そのため、リーダーには業務への深い知識と対応力が必要になっているのです。
プレイングマネージャーが実力発揮
欧米的な成果主義が日本でも浸透してきたこともあり、マネージャーの役割は、マネージメントを行うだけの存在から、自分自身も業務を遂行するプレイングマネージャーへ変わっていきました。営業のマネージャーであれば、営業担当者それぞれの業務を管理、判断するだけでなく、自分自身も営業行為に関わるといった具合です。今までの経験を活かし、部下に率先して自分の行動を見せることで、人材の育成にも関与できます。
プレイングマネージャーとして現場に立つことは、現場の状況を把握しやすいという利点があります。現場が今どのような状態にあるかがわかると組織的な行動もとりやすくなります。メンバーに対して適切なアドバイスが行えるので、リアルタイムにそれぞれの行動をつなげることができ、結果として売上向上につながっていきます。両方をうまくこなしていくバランスの良さは、多様化するビジネスにおいて、マネージャーに求められるスキルのひとつです。
ファシリテーションスキルで業務を円滑に
業務を円滑に進めていくうえで注目されているのが、効率の良い会議体です。無駄な会議が多いとの指摘は以前よりさまざまな企業で聞かれていますが、効率の良い会議は社内の業務を円滑に進め活性化させるアクセルになります。
会議の良し悪しを決めるのが、会議を進めるファシリテーターです。大抵はその業務の中心となるマネージャーやリーダーが取りまとめを行いますが、この取りまとめひとつをいかにうまく行うかが、ファシリテーションスキルです。ファシリテーションスキルは、参加している人たちが、前向き活発な意見を交換すると共に、自分自身のモチベーションを上げることに着目します。有益な会議を行うことで、その後の業務が円滑に進み業務改善に役立ちます。
ファシリテーションスキルは、リーダースキルのなかでも特に重要視されていて、会議内で建設的な意見が交わされるためには、ファシリテーションスキルを持つリーダーの存在が不可欠です。意見をまとめ上げるだけでなく、会議の後に業務が加速的に遂行できるようになるファシリテーションの力は、急速に進むビジネス変革では重要なファクターとなっています。そのため、多くの企業でファシリテーションスキル研修を社員教育の一環に取り入れています。
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対人関係をうまくこなすリーダー
チームのリーダーやマネージャーは、それぞれの部下や周りにいる人たちとのコミュニケーションをとれることがまず大切です。人はそれぞれに自分のアピールの仕方が異なりますので、それらをいち早く把握し、的確な作業を的確な人にアサインしていきます。それと同時に、彼らのスキルプランを考えていきます。
スキルプランは個人の持つ将来像ですので、本人がどのように考えているかを聞き出すことが重要です。また、自分で将来像をイメージできない人もいます。そういった場合は、一緒にスキルを考えていくことになります。そのためにもコミュニケーションスキルは重要と言えます。
リーダーやマネージャーは、与えられた業務を遂行するだけでなく、より高い成果を求められます。チーム全体をどのように作り上げていくかは、リーダーやマネージャーの実力にかかっています。他部署との関係性を構築するのもリーダーやマネージャーの役割が大きいですから、コミュニケーションスキルは不可欠です。
リーダーに必要なスキルを「ファシリテーション研修」で身につける
リーダーやマネージャーに必要なスキルは、人との関係を円滑に行うコミュニケーションスキルやマネージメント能力に関わるマネージメントスキルだけでなく、さまざまな観点から必要なスキルがあります。また、グローバル化や情報化、業務の多様化など、柔軟な対応も求められています。
これらに対応できるリーダーやマネージャーが、これからのビジネスの牽引を行っていきますので、しっかりとスキルを身につける人材育成を行っていくことが大切です。そのひとつの方法として、ファシリテーションスキル研修を受けるのは大いに役立つと言えるでしょう。
