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失敗しない会議の司会進行の方法とは

オフィスで会議進行を行う様子

会議の司会進行を成功に導く方針を詳しく紹介

会議のクオリティを向上させるには、司会者の適切な働きが欠かせません。しかし、実際には緊張などの理由により、スムーズに進行できていないケースが多く見受けられます。実は、会議に臨む際の心構えを少し変えるだけで、そのような失敗を避けられるようになります。この記事では、会議の司会進行を成功に導く方針を詳しく紹介していきます。

最初が肝心!参加者をテーマに集中させる工夫

売上の向上や課題の解決など、企業で行われる会議にはさまざまな目的があります。重要度の高さに違いはありますが、どのような場合も参加者全員がテーマに意識を集中できることが理想です。
ところが、会議がマンネリ化してしまい、参加者の大半が低いモチベーションになっているケースも珍しくありません。
自分が司会を担当する会議をそのような状態にしたくないなら、メリハリのある進め方を心がける必要があります。そのためには最初が肝心であり、雑談の延長のような形で、なしくずし的に始めるのは良くありません。全員に呼びかけて注意を集めてから、会議のスタートを高らかに宣言しましょう。

単なる司会者ではない!ファシリテーターの自覚を持とう

司会者のなかには、自分も参加者の一員という意識を持っている人も多いです。
たしかに、少人数の場合などは、他の参加者と同様に意見を求められるケースもあります。そのため、司会者と参加者の線引きは不明瞭になりがちですが、その状態だとスムーズに進行するのは難しくなりかねません。
議論に巻き込まれて同じステージに立つと、会議を俯瞰的に見られなくなり、偏った方向に進行してしまうリスクが生じます。
ですから、自分は単なる司会者ではなく、ファシリテーターであるという認識を強く持って臨むことがポイントになります。

スムーズな発表を促そう!連絡の過多は進行の大敵

ビジネスでは情報共有が大切であり、会議はそのための機会としても欠かせないものです。とはいえ、連絡事項を読み上げる時間が大半だと、生産性が高いとはいえません。
時間が足りなくなって、議論したいテーマまで到達できない恐れもあります。そのような状態になることを防ぐのも司会者の重要な役割です。複数の部署やチームが参加している会議では、それぞれに与える持ち時間を決めて伝えておきましょう。
そうすると、時間内に終わらせるように、要点をまとめてから発表しようとする意識を喚起できます。端的な連絡がなされることにより、聞いている参加者たちのモチベーションが保たれやすいこともメリットです。

会議の満足度アップ!参加者の合意形成がポイント

司会者には、課題に関する答えが出るように会議を導くことが期待されます。
しかし、たとえ答えが出たとしても、それに一部の参加者しか納得できていないケースもあるでしょう。そのような後味の悪い会議にならないように、十分に配慮しながら進行する必要があります。
具体的には、合意の形成を常に心がけ、それにもとづく意思の決定を目指すことが大切です。対立する意見が合った場合、落としどころを見つけるのは司会者の仕事ですが、いきなりそうすると不満を残した状態になりかねません。
そのようなリスクを減らすために、参加者同士が意見をすり合わせられるような進め方をしましょう。

油断は禁物!終盤の進行にも警戒が必要

順調に会議を進行できていても、最後まで気を抜いてはいけません。
まとまりのない締め方をすると、話し合ってきた内容が記憶に定着しづらく、ぼやけた印象の会議として認識されてしまいます。ですから、その時点までに決定した事柄を読み上げて、すべての参加者が会議の成果を共有できている状態にしましょう。

さらに、次回の会議に持ち越す課題があれば、全員にフィードバックして把握できるようにすることも大事です。これらには確認の意味合いもあり、司会者自身の認識に誤りがある場合は指摘してもらえます。
次回の会議も司会をするなら、誤解したままだと、うまく進められなくなるリスクがあるので要注意です。

注意点を把握してスムーズな司会進行を実現しよう!

会議は企業にとって重要なものであり、司会者はその会議の要になる存在です。したがって、司会者の質を向上させることは、企業の生産性を高めることにもつながります。
この大役を任された人は、失敗を避けるための注意点を理解しておくことが大事です。そのうえで、参加者の満足度を高める要素を意識しながら、スムーズな司会進行を行えるようにしましょう。

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