あなたは会議の進行に自信を持っていますか？
司会をあまりしたことがないのであれば、司会進行に苦手意識を持っているかもしれません。
ファシリテーターとして司会進行をするのであれば、教科書的な概念を学ぶよりも、現場での実践の中で生み出された司会進行の方法を学ぶことが重要です。
会議での司会経験が少ない方でも、「ここを押さえれば組織・プロジェクトにおける会議で自信を持って司会進行ができる」というポイントをこの記事ではご紹介します。
会議の司会進行を行うファシリテーターの役割とは
ファシリテーターとは、会議で「質の高い意志決定」を引き出す司会進行役のことです。
ファシリテーターは、参加者に“切り口を展開”して意見やアイデアを引き出した後、次に進めるための“要素の整理”を行い、“基準を提示”して合意形成を図ります。
会議でよくある課題として次のようなものがあります。
- そもそも何のための会議かよくわからない
- 会議で参加者をリードしていくことが苦手
- 自己主張を押しつけてくる人が多くて大変
このような課題も、会議の司会進行役が正しくファシリテーションを行うことで解決できます。
最初は簡単ではないかもしれませんが、この記事でご紹介するポイントを理解し、実践を重ねることで誰でも身につけることができますのでご安心ください。
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会議の司会進行を成功に導く方針とは
会議のクオリティを向上させるには、司会者の適切な働きが欠かせません。しかし、実際には緊張などの理由により、スムーズに進行できていないケースが多く見受けられます。実は、会議に臨む際の心構えを少し変えるだけで、そのような失敗を避けられるようになります。ここでは、会議の司会進行を成功に導く方針を詳しく紹介していきます。
最初が肝心！参加者をテーマに集中させる工夫
売上の向上や課題の解決など、企業で行われる会議にはさまざまな目的があります。重要度の高さに違いはありますが、どのような場合も参加者全員がテーマに意識を集中できることが理想です。
ところが、会議がマンネリ化してしまい、参加者の大半が低いモチベーションになっているケースも珍しくありません。
自分が司会を担当する会議をそのような状態にしたくないなら、メリハリのある進め方を心がける必要があります。そのためには最初が肝心であり、雑談の延長のような形で、なしくずし的に始めるのは良くありません。全員に呼びかけて注意を集めてから、会議のスタートを高らかに宣言しましょう。
単なる司会者ではない！ファシリテーターの自覚を持とう
司会者のなかには、自分も参加者の一員という意識を持っている人も多いです。
たしかに、少人数の場合などは、他の参加者と同様に意見を求められるケースもあります。そのため、司会者と参加者の線引きは不明瞭になりがちですが、その状態だとスムーズに進行するのは難しくなりかねません。
議論に巻き込まれて同じステージに立つと、会議を俯瞰的に見られなくなり、偏った方向に進行してしまうリスクが生じます。
ですから、自分は単なる司会者ではなく、ファシリテーターであるという認識を強く持って臨むことがポイントになります。
スムーズな発表を促そう！連絡の過多は進行の大敵
ビジネスでは情報共有が大切であり、会議はそのための機会としても欠かせないものです。とはいえ、連絡事項を読み上げる時間が大半だと、生産性が高いとはいえません。
時間が足りなくなって、議論したいテーマまで到達できない恐れもあります。そのような状態になることを防ぐのも司会者の重要な役割です。複数の部署やチームが参加している会議では、それぞれに与える持ち時間を決めて伝えておきましょう。
そうすると、時間内に終わらせるように、要点をまとめてから発表しようとする意識を喚起できます。端的な連絡がなされることにより、聞いている参加者たちのモチベーションが保たれやすいこともメリットです。
会議の満足度アップ！参加者の合意形成がポイント
司会者には、課題に関する答えが出るように会議を導くことが期待されます。
しかし、たとえ答えが出たとしても、それに一部の参加者しか納得できていないケースもあるでしょう。そのような後味の悪い会議にならないように、十分に配慮しながら進行する必要があります。
具体的には、合意の形成を常に心がけ、それにもとづく意思の決定を目指すことが大切です。対立する意見があった場合、落としどころを見つけるのは司会者の仕事ですが、いきなりそうすると不満を残した状態になりかねません。
そのようなリスクを減らすために、参加者同士が意見をすり合わせられるような進め方をしましょう。
油断は禁物！終盤の進行にも警戒が必要
順調に会議を進行できていても、最後まで気を抜いてはいけません。
まとまりのない締め方をすると、話し合ってきた内容が記憶に定着しづらく、ぼやけた印象の会議として認識されてしまいます。ですから、その時点までに決定した事柄を読み上げて、すべての参加者が会議の成果を共有できている状態にしましょう。
さらに、次回の会議に持ち越す課題があれば、全員にフィードバックして把握できるようにすることも大事です。これらには確認の意味合いもあり、司会者自身の認識に誤りがある場合は指摘してもらえます。
次回の会議も司会をするなら、誤解したままだと、うまく進められなくなるリスクがあるので要注意です。
注意点を把握してスムーズな司会進行を実現しよう！
会議は企業にとって重要なものであり、司会者はその会議の要になる存在です。したがって、司会者の質を向上させることは、企業の生産性を高めることにもつながります。
この大役を任された人は、失敗を避けるための注意点を理解しておくことが大事です。そのうえで、参加者の満足度を高める要素を意識しながら、スムーズな司会進行を行えるようにしましょう。
会議を進行する中で「問い」を立てる
ファシリテーターは、常に「問い」を立てようとする意識を持つ必要があります。いい「問い」を立てられるかどうかで議論の成否は決まると言っても過言ではありません。
正しい「問い」を持つコツは、問いの手前にある「意識の持ち方」を覚えることです。
ここでは、問いが自然に出てくる4つの意識の持ち方をご紹介します。
会議進行に必要な問い1「ズレてない？」
これは、「この発言は、自分が立てた『問い』から離れた？」と察知する意識です。
会議の中で出てきたある意見に触発されて、元々の問いとはズレたところで議論が進んでしまうことがあります。それを放っておくと、議論の主導権がファシリテーターから離れてしまいますので、論点のズレを察知したら正す必要があります。
1つ目の方法は、「直接正す」です。論点がズレたということを、発言者を含めたメンバーに知らせ、元の論点に軌道修正を図ります。
2つ目の方法は、「間接的にメンバーに確認する」です。直接ズレを正すことが難しい場合は、ファシリテーターは直接本人に対しては正さずに、「皆さん、そもそも今の論点は何でしたっけ？」というように、メンバー全員に確認させ、間接的に本人にズレを認識させます。
3つ目の方法は、「一旦流して、もう一度戻る」です。ズレを察知しても、発言が一区切り付くところまで待ち、サッと元の論点に戻します。ここでのポイントは、話を自然な形でつなげてあげるということです。
会議の進行中にズレに気が付いたら、この3つの方法を使い分け、議論を正しい方向に戻しましょう。
会議進行に必要な問い2「意味わかる？」
これは、「この発言は意味がわからない」と素直に感じる意識の持ち方です。
意味不明な発言を放置して次の議論に進めてはいけません。発言者の立場や権威、話し方などに誤魔化されず、「意味不明」だと感じたら素直に質問をしましょう。
質問をしても無能だと思われることはありません。「理解できないのは自分の理解力がないからではないか」などと臆せず、意味不明な発言をする人に責任があると割り切り、次のように質問することです。
1つ目の問いかけ方は、「どういうことかわかりやすく教えてください」のように、素直に質問します。
2つ目の問いかけ方は、「結論から言うとどういうことですか」のように、結論から確認します。
3つ目の問いかけ方は、「つまり？」「具体的に？」「一言で言うと？」のように、相手にまとめ直させます。
聞き返す時の口調が強過ぎると反感を持たれてしまいますが、口調にさえ気をつければ「熱心に聞いてくれている」というポジティブな印象を与えることでもできます。
会議進行に必要な問い3「どう拡げる？」
これは、「相手の発言を促す切り口は他にないか？」と、議論を活性化させるための意識です。
議論を抜け漏れなく行い、重要な情報を引き出すには、ある「切り口」が提示されたら、その並列にある切り口の存在を疑うことです。それを怠ると、重要な情報に辿り着けない可能性があります。
例えば、マーケティング戦略についての会議では、「広告宣伝」のみの切り口ではなく、「商品」「販売チャネル」「価格戦略」などの切り口でも議論をする必要があります。
この考え方は、ロジカルシンキングの授業で出てくる「ロジックツリー」のフレームワークとほぼ同じことです。
「切り口を拡げる」ことは、ファシリテーターの最も重要な役割の一つです。普段から意識して行うようにしてください。
会議進行に必要な問い4「どこを深掘る？」
これは、相手の発言について、「どの部分をよりクリアにしないといけないのか？」という意識です。
会議で出てきた様々な意見やアイデアが抽象的な状態なことはよくあります。出てきた意見について、具体的な解釈を出させたり、その背景にあるものを引き出すための「問い」を立てる必要があります。
深掘りの具体的な問いかけ方は、ほとんどの場合、次の5つのパターンに集約されます。
1つ目の問いかけ方は、「具体的に言うとどういうことですか？」のように、抽象的だったり理解がしにくかったりする時に、具体化するための問いです。
2つ目の問いかけ方は、「何故そうなるのでしょうか？」のように、原因や課題の要因を探るための問いです。
3つ目の問いかけ方は、「それは、結果として何をもたらしますか？」のように、お題と意見の「因果」を明らかにする問いです。
4つ目の問いかけ方は、「それを実現するためにどうしますか？」のように、具体的な施策や手段を出すための問いです。
5つ目の問いかけ方は、「その主張の根拠は何でしょうか？」のように、主張の理由がわからない時に根拠を確認するための問いです。
深掘りすべきと思えるキーワードが出てきても、全てについてしつこく聞く必要はありません。目的やゴールに照らし合わせ、特に重要と考える部分について、深掘りの問いを立てましょう。
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