「時間が限られているのに話が脱線してしまう」
「参加者の意見がまとまらない」
グループワークを行ったときに、このような困った経験をしたことはないでしょうか。
円滑にグループワークを進行するためには、進行役がグループワークの進め方を理解していることが大切です。
この記事では、グループワークの進行に必要不可欠な「グループワークファシリテーション」とグループワークの進め方のコツをご紹介します。
話し合いの成功に欠かせない「グループワークファシリテーション」とは
グループワークとは、決められたテーマについて複数の人が話し合って結論を出し、最終的なグループの意見を発表する活動です。就職活動の選考や企業の研修でグループワークを経験し、グループワークの進め方はわかっていると思っている方も多いのではないでしょうか。
また、ファシリテーションとは、会議などで質の高い意志決定を導くための方法です。
そして、グループワークファシリテーションとは、グループワークを滞りなく進行するためのスキルです。
グループワークを行うと、メンバー全員がグループワークに慣れているとは限らないため、
「話が脱線してテーマとは違う内容で盛り上がってしまう」
「緊張して意見を言えないメンバーがいる」
「意見の良し悪しではなく、発言者のキャラクターに左右されてしまう」
などのさまざまな問題が発生します。このようなトラブルを収束させ、正しい方向に議論を導くのに役立つのがグループワークファシリテーションです。
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グループワークの進め方4つのコツ
グループワークファシリテーションスキルに優れた進行役がいると、グループワークでの話し合いがスムーズに進みます。そして、グループワークの進め方にはいくつかのポイントがあります。
ここでは、その中でも特に押さえてほしい、グループワークの進め方4つのコツをご紹介します。
グループワーク進め方のコツ1：意見を引き出す
グループワークの進め方としての最初のコツは、メンバー全員が意見を言えるように配慮することです。
グループワークではじめて顔を合わせるメンバーも多いと考えられるため、まずは話し合いを始める前に、簡単に自己紹介をするのがおすすめです。
ファシリテーターが自ら率先して自己紹介をすると、ほかのメンバーも話しやすいでしょう。和やかな雰囲気の方が、意見を言いやすくなります。また、メンバーの中には、話し上手な人もいればそうでない人もいます。何も配慮しなければ、話し上手な人の意見がいい意見であるかのように捉えられることもあります。しかし、「話の質」と「意見の質」は、わけて考えた方が良いでしょう。
まずは、全員の意見を平等に引き出すよう調整するのが、グループワークの進め方のコツです。
グループワーク進め方のコツ2：理解を助ける
グループワークのメンバー全員が話し合いのテーマについて詳しいとは限りません。中には聞きなれないテーマで戸惑っている人もいるでしょう。そのような人をサポートし、理解を助けるのもグループワークの進め方のコツです。
まずは意見を整理します。グループワークの場では、ホワイトボードや模造紙などを使い、文章や図で端的にまとめます。これを「グラフィックファシリテーション」といいます。その場に道具の用意がない場合もあるため、自分でノートと筆記用具を持っていけば対応できます。
また、「フィッシュボーン」など、はじめて見る人でもわかりやすいフレームワークを使うと効率的に話を整理できます。
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グループワーク進め方のコツ3：軌道修正する
グループワークの着地点を理解しているつもりでも、いつのまにか話が脱線して盛り上がることもあります。しかも、話しているメンバー同士は話がずれていることに気がつかない場合もあります。突然話を打ち切ってしまうと、場の空気が損なうこともあるので難しいところです。
「本当に面白いですね。しかし、残り時間が気になりますね。テーマに戻しましょうか」のように、盛り上がっているメンバーに配慮しつつ、やんわりと軌道修正をするのもグループワークの進め方のコツです。
さらに、メンバー同士が険悪な雰囲気になることもあります。大事になる前に場を納めるのも、ファシリテーターの役割です。「そういえば、さきほど話に出た○○ですが、ほかの人はどう思いますか」など、いったん別の話題に注意をそらすなどして、冷静に対処しましょう。
グループワーク進め方のコツ4：結論を促す
ファシリテーターは、時間内に意見をまとめるように促す必要があります。まず、時間配分を決めておきましょう。
活発に意見が出るのはいいことです。しかし、細かい部分に対して白熱してしまっては、グループワークが終わりません。タイムキーパーと協力し、予定していた内容を十分に議論できるように、時間配分に気をつけるのもグループワークの進め方のコツです。
また、「残り時間が10分になりました」など、メンバーに時間を意識づけることでも、話がまとまりやすくなります。
グループワークの進め方を学べるファシリテーション研修
グループワークファシリテーションで大切なのは、中立的な立場で話し合いに加わることです。平等に意見を聞き、メンバーの理解を助けましょう。
スムーズに話し合いを進めるには、話の脱線を適時軌道修正し、時間内に結論が出るように誘導することも大切です。
グループワークにはさまざまな人が参加します。場の雰囲気を敏感に読み取り、グループワークを成功させるためにも、この記事でご紹介したグループワークの進め方のコツを押さえましょう。
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